Sirve para fisioterapia, nutrición, psicología, depilación, estética, clases particulares y cualquier servicio donde el cliente regresa varias veces.
Por qué conviene agendar todas las sesiones juntas
Cuando cada sesión se agenda al terminar la anterior, pasan cosas conocidas: el cliente se va sin fecha de regreso, el horario que le gustaba lo toma otra persona y el tratamiento se alarga semanas sin necesidad. Con las sesiones agendadas desde el principio:
- Tu cliente ya tiene su plan completo, con fechas.
- El horario queda apartado para él y no para quien llegue primero.
- Tú ves de entrada cuánto vas a ocupar con ese tratamiento.
Paso a paso: crear una serie de citas
- En la pantalla Agenda pulsa + Nueva cita.
- Elige el cliente (búsqueda por nombre o teléfono), el servicio, la persona que lo atiende, la fecha y la hora de la primera sesión.
- En Repetir elige una de estas opciones: - No se repite. - Cada semana. - Cada 2 semanas. - Cada 4 semanas.
- En Cuántas veces escribe el total de sesiones, de 2 a 12. La primera cita cuenta dentro de ese total: si pones 8, son 8 sesiones en total, no 9.
- Guarda.
La hora que elijas es la hora local de tu negocio, y se conserva aunque cambie el horario de verano. Si agendaste todas a las 5:00 pm, seguirán siendo a las 5:00 pm después del cambio.
Qué pasa con las fechas que no caben
Aquí está lo más útil de la función: la agenda no crea citas empalmadas.
- Si la primera cita no cabe (porque ya hay otra, la persona está ausente o el día está cerrado), no se crea nada. Cambias el horario y vuelves a intentar.
- Si una de las siguientes no cabe, se omite y las demás sí se crean. Al terminar te sale un mensaje parecido a: "Se agendaron N citas… No cupieron:" con cada fecha y su motivo.
Cada sesión se revisa contra el horario de la persona, sus ausencias, los días cerrados del negocio y las demás citas. Así te enteras de inmediato, no cuando el cliente llega.
Para las fechas que no cupieron, agenda aparte una sesión en otro horario con + Nueva cita, o ajusta la serie moviendo la que choca.
Cada sesión se maneja por separado
Después de creadas, cada cita es independiente:
- Puedes reagendar una sola sesión sin tocar las demás.
- Puedes cancelar una sola sin cancelar el resto.
- Puedes marcar Completar o No llegó en cada una.
En el detalle de cada cita ves una marca como "Se repite · 3 de 8", para saber en qué sesión va el cliente. Si el cliente avisa que no puede venir esa semana, mueves esa cita y las demás siguen donde estaban.
Ejemplos por tipo de servicio
Los siguientes ejemplos son ilustrativos. Cada negocio decide su propio ritmo según su criterio profesional.
| Servicio | Posible serie | Cómo se captura |
|---|---|---|
| Fisioterapia | Sesiones semanales durante unas semanas | Repetir: cada semana; cuántas veces: las que indique tu plan |
| Nutrición | Seguimiento cada 2 semanas o cada mes | Repetir: cada 2 semanas o cada 4 semanas |
| Psicología | Una sesión por semana, mismo día y hora | Repetir: cada semana |
| Depilación o estética | Una sesión cada 4 semanas | Repetir: cada 4 semanas |
| Clases particulares | Una clase por semana en el mismo horario | Repetir: cada semana |
Las opciones de repetición son solo esas tres (1, 2 o 4 semanas) y hasta 12 sesiones por serie. Si tu plan es más largo, crea una segunda serie cuando se acerque el final de la primera.
Recordatorios en cada sesión
Como cada sesión es una cita normal, entra en tus recordatorios: el correo automático (24, 12, 3 o 2 horas antes, si lo activaste) y la lista de Gestión > Recordatorios para mandar el WhatsApp en un toque. Cuándo mandarlos y qué decir está en la guía de recordatorios de citas.
Cuando hay vacaciones o días cerrados
Si en el medio de la serie hay un día cerrado del negocio o una ausencia de la persona, esa sesión no se crea y te lo avisa. Para planear cierres con tiempo y avisar a quienes ya tienen citas, consulta la guía de cerrar por vacaciones sin perder citas, y la de reglas y días cerrados.
Un aviso importante sobre datos de salud
AgendaMaestra es una agenda: sirve para organizar horarios, clientes y citas. No es un expediente clínico. Sus términos y su aviso de privacidad indican que no se recaban datos sensibles de salud. Por eso, en las notas de un cliente o de una cita anota solo lo necesario para la logística (por ejemplo, "traer ropa cómoda" o "llega 10 minutos antes"), y no diagnósticos, estudios ni historial médico. Para eso usa los medios que correspondan a tu profesión.
Cómo se ve para el cliente
Tu cliente recibe la confirmación de cada cita con el archivo para guardarla en su calendario y, si dejó correo, puede cambiar o cancelar cada una desde el enlace de su correo, hasta el límite de horas que tú definiste. Así reacomodar una sesión no pasa por ti, salvo que quieras.
Errores comunes
- Contar mal las veces. La primera cita cuenta dentro del total.
- Elegir un horario que ya se ocupa seguido. Si la primera cabe pero varias siguientes no, el mensaje te lo dirá; prueba otro día u hora de inicio.
- Olvidar la preparación. Si el servicio necesita tiempo entre citas, captúralo en el servicio para que cada sesión lo respete.
- Guardar datos clínicos en las notas. Mantén las notas para lo logístico.
Pruébalo con una serie real
AgendaMaestra cuesta $0 al mes para todo tu equipo, sin límite de citas ni comisiones. Crea tu agenda gratis y agenda tu primera serie, o prueba la demo. Si atiendes fisioterapia, mira cómo se arma el servicio en agenda para fisioterapia; y para ver la agenda con columna por persona, la página de agenda por persona.