Para verlo con calma, usamos un ejemplo inventado: un salón de belleza con tres personas. Los nombres y horarios son solo ilustrativos; cámbialos por los tuyos.
El ejemplo: un salón con tres personas
El salón abre de martes a sábado, de 10:00 a 19:00. Trabajan tres personas:
| Persona | Qué hace | Cuándo trabaja |
|---|---|---|
| Ana | Corte y color | Martes a sábado, 10:00 a 14:00 y 15:00 a 19:00 |
| Bety | Corte y peinado | Martes, miércoles, viernes y sábado, 10:00 a 19:00 |
| Carla | Manicure y pedicure | Miércoles a sábado, 12:00 a 19:00 |
Y estos servicios:
| Servicio | Duración | Preparación después |
|---|---|---|
| Corte | 45 min | Sin tiempo extra |
| Color | 120 min | 15 minutos |
| Peinado | 45 min | 5 minutos |
| Manicure | 60 min | 10 minutos |
Con eso, el salón puede recibir citas a la vez sin que nadie se pise. Veamos cómo se captura.
Paso 1: el horario del negocio
Entra a Gestión > Negocio, pestaña Horario y agenda. En "Días y horarios de apertura" marca como Cerrado el domingo y el lunes, y escribe de 10:00 a 19:00 en los demás días.
Este es el marco general: fuera de él, o en un día cerrado, no se agenda ni se reserva en línea. Dentro de él, cada persona atiende solo en su propio horario.
En esa misma pestaña, tarjeta Agenda, eliges el intervalo entre citas (15, 30 o 60 minutos): cada cuánto se ofrecen horas nuevas. También decides si se permiten citas que terminen después de la hora de cierre, útil si un color empieza a las 6:00 pm y se alarga.
Paso 2: da de alta a cada persona
En Gestión > Personal, botón + Agregar persona. Cada persona lleva su nombre, un correo y una contraseña para entrar a su propia agenda, un rol y un color. Los roles son Dueño, Recepción y Profesional:
- Dueño: todo, incluida la configuración.
- Recepción: la agenda de todo el equipo, clientes, cobros y recordatorios.
- Profesional: solo su agenda y sus citas, y los clientes.
El color de cada persona es el que verás en su columna de la agenda. Deja marcada la casilla "Aparece en la agenda para recibir citas" en quien atiende. Si alguien solo administra, la desmarcas y no aparece como opción.
Paso 3: el horario de cada persona
Al guardar a una persona, la pantalla te lleva a su horario (también lo abres desde Gestión > Personal). Ahí marcas cada día como trabajado o de descanso y escribes la hora de entrada y de salida.
- Para Ana, que sale a comer, usa Agregar otro horario y divide el día en dos: 10:00 a 14:00 y 15:00 a 19:00.
- Para Bety, desmarca el jueves: aparecerá como "Descansa".
- Para Carla, activa miércoles a sábado, de 12:00 a 19:00.
- Si alguien trabaja igual que el negocio, el botón Usar el horario del negocio copia la semana completa de un golpe.
A la derecha ves "Así queda su semana" con las horas totales, para revisar de un vistazo.
Paso 4: qué servicios atiende cada quien
En ese mismo horario, tarjeta Servicios que atiende, marca los servicios de cada persona: Ana, corte y color; Bety, corte y peinado; Carla, manicure. También puedes hacerlo al revés, desde Gestión > Servicios, abriendo un servicio y eligiendo "¿Quién lo atiende?".
Es lo que evita que alguien reserve manicure con Ana. Tus clientes solo ven horarios de las personas marcadas para el servicio que eligen.
Paso 5: tiempo de preparación entre citas
Un color deja trastes sucios y una estación por recoger. En Gestión > Servicios, al editar el color, el campo Preparación después acepta 0, 5, 10, 15, 20, 30, 45 o 60 minutos. En ese tiempo no se ofrece otra cita a quien lo atendió, así que no te quedas sin tiempo para limpiar.
Si el servicio dura 120 minutos y la preparación es de 15, el siguiente horario libre de Ana comienza 135 minutos después de que empezó el color.
Paso 6: ausencias y días libres
Si Carla tiene un curso un viernes, abre su horario y en la tarjeta Días libres y ausencias elige "Todo el día", la fecha y un motivo opcional, y pulsa Agregar ausencia. También puedes bloquear solo unas horas, por ejemplo una cita médica de 14:00 a 16:00. En ese tiempo no se ofrecen horarios en línea para esa persona.
Para vacaciones de todo el negocio, el paso es distinto y está en la guía de cerrar por vacaciones.
Paso 7: revisa y ajusta en la agenda
En la pantalla Agenda ves el día, la semana o el mes, con una columna por persona. Arriba puedes filtrar por persona o ver "Todo el equipo". Para mover una cita, arrástrala a otra hora o a la columna de otra persona; para cambiar su duración, estira el borde.
Si agendas a mano algo que choca con otra cita, un día cerrado o una ausencia, la agenda te lo dice en lugar de guardarlo encimado. Y cuando tu cliente reserva en línea, la página ya solo le muestra horas libres, así que el choque no llega a ocurrir.
Errores comunes
- Persona sin horario. En la lista de Personal aparece "Sin horario" y no recibirá reservas hasta que lo definas.
- Servicio sin persona asignada. Sin alguien que lo atienda, tus clientes no tienen horarios que elegir para ese servicio.
- Horario de la persona fuera del horario del negocio. Manda el del negocio: solo se agenda dentro de él.
- Olvidar la preparación. Si el servicio la necesita, captúrala una vez y ya.
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