Dos casos distintos: cierra el negocio o falta una persona
Antes de empezar, define cuál es tu caso, porque se captura en lugares distintos:
| Caso | Dónde se captura | Efecto |
|---|---|---|
| Cierra todo el negocio (vacaciones, festivo, remodelación) | Gestión > Negocio > pestaña Horario y agenda > Días cerrados | Ese día no se ofrecen horas de nadie |
| Falta solo una persona (curso, incapacidad, vacaciones propias) | Gestión > Personal > horario de la persona > Días libres y ausencias | Esa persona no recibe citas; el resto del equipo sigue |
Paso 1: marca los días cerrados del negocio
- Entra a Gestión > Negocio y abre la pestaña Horario y agenda.
- Baja a la tarjeta Días cerrados.
- Elige la Fecha y, si quieres, escribe un Motivo (por ejemplo, "Vacaciones" o "Día festivo"). Es opcional.
- Pulsa Agregar día cerrado.
Se captura una fecha por vez, así que para una semana de vacaciones repites el paso con cada día. Se guarda al momento, sin botón extra. Si te equivocas, cada día tiene un botón Quitar.
Si tienes varias sucursales, los días cerrados son por sucursal: captura los de cada una.
La agenda te avisa cuántas citas ya existían en ese día. Las citas no se borran solas: el cierre solo evita nuevas reservas, y las que ya estaban las resuelves tú en el paso 3.
Paso 2: marca las ausencias de una persona
Si no cierra todo el negocio sino una persona:
- Entra a Gestión > Personal y abre el horario de esa persona.
- Baja a la tarjeta Días libres y ausencias.
- Elige Todo el día y las fechas Desde y Hasta (hasta por un año), o bien una ausencia por horas si es solo una parte del día.
- Escribe un Motivo si quieres y pulsa Agregar ausencia.
Durante esa ausencia, la página de reservas no ofrece horas con esa persona. Igual que con los días cerrados, te avisa cuántas citas hay en ese rango, y esas citas debes resolverlas tú.
Paso 3: resuelve las citas que ya estaban agendadas
Este paso es el que evita perder clientes. Con los días cerrados ya marcados, revisa la pantalla Agenda en las fechas del cierre (vista de Semana o Mes) y para cada cita elige una de estas opciones:
- Reagendar: abre la cita, pulsa Reagendar y elige otro día y hora libres. Al mover una cita futura, el cliente recibe un aviso por correo con el nuevo horario. También puedes arrastrarla a otra hora en la agenda.
- Cancelar: si el cliente no puede en otra fecha, pulsa Cancelar. Al cancelar una cita futura, el cliente recibe un aviso por correo.
Para quienes no dejaron correo, el aviso por correo no les llega. Escríbeles o llámales: en la ficha del cliente y en el detalle de la cita tienes su teléfono, y en Gestión > Recordatorios puedes abrir el WhatsApp con un mensaje ya escrito para cada cliente del día. Cambia el texto para que avise del cambio en lugar de recordar la cita original (el texto se edita en Gestión > Negocio, pestaña Avisos y mensajes, y vuelves a dejar el de siempre al regresar).
Una buena práctica: revisa y avisa con al menos una semana de anticipación, para que tus clientes puedan reacomodarse.
Paso 4: avisa en tu página de reservas
Aunque los días cerrados ya no aparecen con horas libres, tus clientes agradecen saber por qué. Usa el mensaje de bienvenida de tu página:
- En Gestión > Negocio abre la pestaña Reservas en línea.
- En la tarjeta Cómo se ve tu página, escribe tu mensaje (hasta 280 caracteres).
- Guarda.
Un ejemplo:
Cerramos del 22 al 28 de diciembre por vacaciones. Reserva desde el 29 y, si necesitas algo antes, escríbenos por WhatsApp.
Cuando regreses, borra o cambia el mensaje.
Paso 5: controla qué tan adelantado se puede reservar
En la misma pestaña, la tarjeta Reglas para reservar te deja elegir hasta cuándo pueden reservar tus clientes (de 1 semana a 6 meses). Si vas a cerrar dentro de unas semanas, no necesitas cambiarla, porque los días cerrados ya están bloqueados. Pero si quieres que nadie agende nada más allá de cierta fecha mientras decides, esa regla te sirve.
Paso 6: avisa por tus canales
La agenda avisa solo a quien ya tiene cita. Para el resto, publica el aviso donde te encuentran: tus redes, tu perfil de negocio de Google y un mensaje corto a tus clientes frecuentes. Que la fecha de regreso aparezca en todos lados.
Paso 7: al regresar
- Quita el mensaje de cierre de tu página de reservas.
- Revisa que el texto de recordatorio de WhatsApp haya vuelto a su versión de siempre.
- Revisa la agenda de la primera semana: las citas reagendadas ya deberían estar ahí.
- Los días cerrados que ya pasaron pueden quedarse en el historial; no estorban.
Errores comunes
- Cerrar el día y olvidar las citas que ya estaban. Los días cerrados no borran citas existentes: debes revisarlas.
- Capturar el cierre en la sucursal equivocada. Son por sucursal.
- Avisar tarde. Una semana de anticipación evita la mayoría de los problemas.
- Poner la ausencia de una persona como cierre del negocio. Si solo falta una persona, usa sus ausencias para que el resto siga recibiendo reservas.
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