Más abajo hay cuatro plantillas listas para copiar, con las variables que AgendaMaestra llena sola con los datos de cada cita.
Cuándo mandar el recordatorio
AgendaMaestra ofrece cuatro momentos. No hay uno "correcto" para todos; depende de tu servicio y de tu cliente:
| Momento | Cuándo conviene |
|---|---|
| 24 horas antes | Servicios que requieren preparación del cliente (ayuno, venir sin maquillaje, cargar una mascota, organizar el trabajo) o que se agendan con varios días de anticipación. Da margen para cancelar o cambiar y que el horario se aproveche. |
| 12 horas antes | Citas de mañana temprano: el aviso llega la tarde o noche anterior. |
| 3 horas antes | Citas del mismo día o servicios sin preparación. Funciona como "ya casi". |
| 2 horas antes | Último empujón, útil para quien suele olvidarse. Deja poco margen para reasignar el horario. |
Una regla práctica: cuanto más tiempo necesita tu cliente para organizarse, más temprano el aviso. Cuanto más barato es perder el horario, más tarde puede ir. Si dudas, empieza con 24 horas y ajusta según veas.
Un detalle del sistema: si una cita se agenda cuando ya falta menos que ese tiempo, no se manda el recordatorio, porque la persona acaba de recibir su confirmación.
Cómo activar el recordatorio por correo
Los recordatorios por correo vienen apagados. Para encenderlos:
- Entra a Gestión > Negocio, pestaña Avisos y mensajes.
- En la tarjeta Recordatorios por correo, marca "Mandar a mis clientes un recordatorio de su cita".
- En "Cuándo" elige 24, 12, 3 o 2 horas antes.
- Pulsa Guardar.
Solo les llega a clientes que dejaron correo. Va con el nombre y el logo de tu negocio; si el cliente contesta, la respuesta te llega a ti. Ese texto lo arma AgendaMaestra; tú eliges el momento. Para decidir las palabras, usa WhatsApp.
Cómo mandar el recordatorio por WhatsApp en un toque
- Entra a Gestión > Recordatorios. Verás las citas de mañana, con hora, cliente, servicio y persona.
- Toca Mandar por WhatsApp en cada fila. Se abre WhatsApp con el mensaje ya escrito para ese cliente.
- Envíalo. La fila se marca como "Abierto" para que no se te pase nadie.
Con las flechas cambias de día, y si tienes equipo puedes filtrar por persona. Si un cliente no tiene teléfono, la fila lo indica. Para mayor claridad: AgendaMaestra no envía el mensaje por su cuenta; lo envía una persona de tu negocio desde el WhatsApp de tu negocio.
Cómo cambiar el texto
En Gestión > Negocio, pestaña Avisos y mensajes, tarjeta Recordatorios por WhatsApp, edita el "Mensaje de recordatorio" (hasta 600 caracteres). Estas variables se llenan solas con los datos de cada cita:
| Variable | Qué pone |
|---|---|
{cliente} |
El nombre de tu cliente |
{servicio} |
El servicio agendado |
{dia} |
El día, por ejemplo "mañana martes 30 de septiembre" |
{hora} |
La hora de la cita |
{persona} |
Quién lo atiende |
{negocio} |
El nombre de tu negocio |
{direccion} |
Tu dirección |
Qué decir: 4 plantillas
Copia la que más se parezca a tu negocio y cámbiale lo que haga falta. Funcionan en el mensaje de WhatsApp en un toque y también si prefieres escribirle a mano por correo.
Plantilla 1: la básica
Hola {cliente}, te recordamos tu cita de {servicio} {dia} a las {hora} con {persona} en {negocio}. {direccion} Si no puedes venir, avísanos por aquí. Te esperamos.
Es el texto que AgendaMaestra propone por defecto. Sirve para casi cualquier negocio.
Plantilla 2: corta y directa
Hola {cliente}, mañana tienes cita en {negocio}: {servicio} a las {hora}. ¿Nos confirmas con un "sí"? Gracias.
Ideal para servicios rápidos y clientes de confianza. Pide una respuesta clara para saber con quién cuentas. Cuidado: "mañana" solo cuadra si mandas el recordatorio un día antes. Si lo mandas el mismo día, usa {dia}.
Plantilla 3: con indicaciones previas
Hola {cliente}, te esperamos {dia} a las {hora} en {negocio} para tu {servicio} con {persona}. {direccion} Te pedimos llegar 10 minutos antes. Si tienes alguna duda sobre cómo prepararte, escríbenos y te ayudamos.
Útil para servicios que piden algo del cliente: llegar antes, traer algo o ir en determinadas condiciones. Cambia las indicaciones por las tuyas.
Plantilla 4: para dejar claro cómo cambiarla
Hola {cliente}, recordatorio de tu cita de {servicio} {dia} a las {hora} con {persona}. {direccion} Si necesitas cambiarla o cancelarla, hazlo desde el enlace de tu correo de confirmación o respóndenos aquí con tiempo para ofrecer tu horario a otra persona. Gracias por avisar.
Refuerza la política de cancelación sin sonar a regaño. Va bien con el anticipo y la política de inasistencias.
Cómo te responden: confirmar o cambiar
Tus clientes también tienen botones. Al terminar de reservar y en su correo de recordatorio ven Confirmo mi cita, que abre un chat con el WhatsApp de tu negocio con el mensaje ya escrito. Y Cambiar o cancelar mi cita, para elegir otro horario libre o cancelar hasta las horas antes que tú permitas.
El número al que les escriben se define en Gestión > Negocio, pestaña Perfil, campo "WhatsApp del negocio". Si lo dejas vacío, se usa tu teléfono.
Errores comunes
- Mandar el recordatorio demasiado tarde para reasignar el horario. Si tu mayor problema son las faltas, usa 24 horas.
- Un mensaje largo y sin acción. Termina siempre con qué hacer: confirmar, avisar o cambiar.
- Olvidar la dirección. Quien llega por primera vez la necesita; la variable
{direccion}la pone sola. - Tono frío. Un "te esperamos" ayuda más de lo que parece.
Pruébalo sin pagar
Los recordatorios por correo, las confirmaciones y el WhatsApp en un toque vienen incluidos en AgendaMaestra, que cuesta $0 al mes. Crea tu agenda gratis o prueba la demo. Si quieres saber cuánto te cuestan las faltas, usa la calculadora de inasistencias, y para ver todos los avisos que salen solos, entra a recordatorios y confirmaciones.