Esta guía sirve para cualquier negocio de servicios con cita: estética, spa, consultorio, veterinaria, estudio de clases, tatuajes, fisioterapia y similares. Cada paso dice en qué pantalla de AgendaMaestra se hace.
Primero, ponle número a las faltas
Un horario vacío es tiempo de una persona que no se vende. Antes de decidir qué política poner, calcula cuánto te cuestan tus faltas con tus propios datos en la calculadora de inasistencias. Si el número es pequeño, bastará con recordatorios. Si es grande, vale la pena sumar el anticipo.
Paso 1: escribe una política corta y ponla donde el cliente la vea
Una buena política cabe en tres frases y dice lo que esperas y lo que ofreces:
- Cuánto tiempo antes puede cancelar o cambiar sin problema.
- Qué pasa si no avisa (por ejemplo, que su anticipo no se devuelve, si cobras uno).
- Cuánto tiempo de tolerancia hay para llegar.
Un ejemplo que cabe en el mensaje de bienvenida de tu página de reservas (máximo 280 caracteres):
Para apartar tu cita puedes dejar un anticipo. Si no puedes venir, cancela o cambia tu cita desde tu correo hasta 12 horas antes. Gracias por avisar: ese horario se lo damos a otra persona.
Ese mensaje se escribe en Gestión > Negocio, pestaña Reservas en línea, tarjeta "Cómo se ve tu página". Se muestra a cada persona que reserva.
Paso 2: hazle fácil avisar
Mucha gente falta por pena o por olvido, no por mala fe. Si cancelar le toma dos clics, avisará.
En la pestaña Reservas en línea, tarjeta Cambios y cancelaciones de tus clientes, puedes dejar encendida la opción para que tus clientes cancelen o cambien su cita desde el enlace de su correo. Tú eliges hasta cuándo pueden hacerlo: 1 hora, 2 horas, 6 horas, 12 horas, 1 día o 2 días antes de la cita.
Cuando alguien cancela, te llega un aviso por correo y el horario queda libre para otra reserva. Pasado el plazo, el enlace le pide que te llame o te escriba. Ojo: esto funciona con los clientes que dejaron correo al reservar.
Paso 3: manda recordatorios
Un recordatorio a tiempo evita buena parte de los olvidos. Tienes dos caminos que se pueden usar juntos:
- Por correo, automático. En Gestión > Negocio, pestaña Avisos y mensajes, enciendes "Mandar a mis clientes un recordatorio de su cita" y eliges 24, 12, 3 o 2 horas antes. Vienen apagados por defecto.
- Por WhatsApp, en un toque. En Gestión > Recordatorios ves las citas de mañana y, con un botón por cliente, se abre WhatsApp con el mensaje ya escrito. Tú lo envías.
Además, el cliente tiene el botón "Confirmo mi cita", que abre un chat con el WhatsApp de tu negocio. Cuándo mandarlos y qué decir está en la guía de recordatorios de citas.
Paso 4: pide un anticipo con tu propio link de pago
Si las faltas te cuestan lo suficiente, un anticipo hace que el cliente se comprometa. Funciona así:
- En la pestaña Reservas en línea, tarjeta Anticipos, pegas tu link de pago (por ejemplo, el link de cobro de tu banco o de tu terminal) y, si quieres, escribes las instrucciones de anticipo.
- Al terminar de reservar, tu cliente ve el aviso "Anticipo para apartar tu cita" con tus instrucciones y el botón Pagar anticipo.
- Cuando te llega el dinero, abres la cita y en la sección Cobros lo registras con tipo "Anticipo" y la forma de pago (efectivo, tarjeta, transferencia u otro).
El dinero va directo a tu cuenta: AgendaMaestra no lo cobra, no lo toca y no cobra comisión. También por eso no verifica el pago por ti. La cita queda agendada y tú confirmas en tu banco que el anticipo llegó. Así que decide en tu política qué haces si no llega.
Paso 5: marca "No llegó" cuando pase
Registrar cada falta es lo que te permite ver patrones. Abre la cita en la agenda: cuando su hora ya empezó, aparece el botón No llegó. Si te equivocas, puedes corregirlo a "Completada" (y al revés).
Si no quieres marcar a mano, en Gestión > Negocio, pestaña Horario y agenda, puedes activar "Marcar automáticamente las citas que no se confirmaron a tiempo". Eliges la tolerancia en minutos y cómo marcarlas ("No llegó" o "Completada"). Las que marca el sistema llevan un ícono de color distinto para diferenciarlas de las que marcaste tú.
Paso 6: revisa la ficha del cliente y los reportes
Cada cliente tiene una ficha en Gestión > Clientes con su historial, cuántas veces No llegó, su última visita y su próxima cita. Antes de dar un horario valioso o de ofrecer un descuento, mírala.
En Gestión > Reportes ves el total de citas que quedaron en "No llegaron" y cuántas por persona, junto con completadas y canceladas. Con eso sabes si el problema es de un servicio, de una persona o de un horario.
Qué decirle a quien faltó
Sin reproche y con una salida clara. Por ejemplo:
Hola, vimos que hoy no pudiste venir a tu cita. Si quieres, reservamos otra en tu link: [tu link]. Recuerda que puedes cambiarla desde tu correo hasta 12 horas antes.
Es la misma cortesía que usas con quien sí llega, y deja la puerta abierta para que regrese.
Lo que AgendaMaestra no hace
Para que no te lleves sorpresas: no cobra en línea por ti (el anticipo es con tu link), no verifica pagos y no manda WhatsApp por su cuenta. Lo que sí hace es ordenar la información para que decidas con datos.
Pruébalo sin pagar
Todo lo anterior viene incluido en AgendaMaestra, que cuesta $0 al mes para todo tu equipo. Crea tu agenda gratis o prueba la demo para ver la agenda y la ficha del cliente. Si quieres más detalle de los avisos, está la página de recordatorios y confirmaciones, la de clientes y la de reportes.