Cómo pasar tu agenda de papel o Excel a una agenda en línea

Esta guía sirve para cualquier negocio de servicios con cita: estética, spa, consultorio, veterinaria, estudio de clases, fisioterapia y similares.

Antes de empezar: qué sí y qué no se puede importar

Conviene saberlo desde el principio para no llevarte sorpresas:

• Sí se importan clientes. Nombre, teléfono, correo y notas, desde un archivo.
• No se importan citas. No hay forma de subir un archivo de citas. Las que ya tienes agendadas hacia adelante las capturas tú. Las pasadas, si quieres conservarlas, quédate con tu archivo original como respaldo.

Lo que más pesa al cambiar de método es la lista de clientes y las citas de los próximos días, y ambas se resuelven en una tarde.

Paso 1: crea tu cuenta

Entra a /registro y crea tu agenda. Es gratis y no te pide tarjeta. Si antes quieres recorrerla sin compromiso, abre la demo.

Paso 2: captura tus servicios

En Gestión > Servicios agrega cada servicio con su nombre, duración y precio. Saca esta información de tu libreta o de tu lista de precios. Dos campos que te ayudan:

• Preparación después: el tiempo que necesitas entre una cita y otra (0, 5, 10, 15, 20, 30, 45 o 60 minutos). Si hoy lo calculas de cabeza, aquí queda escrito una sola vez.
• ¿Quién lo atiende?: qué personas dan el servicio.

Una duración realista importa: tus clientes verán solo las horas que de verdad caben.

Paso 3: da de alta a tu equipo y sus horarios

En Gestión > Personal usa + Agregar persona para cada quien que atiende, aunque seas tú solo. Después define su horario semanal, día por día. Si tu libreta tiene una hoja por persona, cada una pasa a ser una persona de la agenda, con su propia columna y su color. El detalle completo, con un ejemplo, está en la guía de horarios de un equipo sin empalmes.

El horario general de tu negocio se captura en Gestión > Negocio, pestaña Horario y agenda.

Paso 4: importa tu lista de clientes

Este es el paso que más tiempo te ahorra. Tu lista puede estar en un Excel, un CSV, un archivo de texto o incluso un PDF con texto.

Prepara el archivo

Si ya tienes un Excel con tus clientes, puede servir tal cual. Si arrancas desde cero, descarga la plantilla desde la misma pantalla de importación (en Excel o CSV). Trae las columnas Nombre, Teléfono, Correo y Notas. Algunas ideas para dejarlo limpio antes de subirlo:

• Una fila por cliente.
• El nombre en una columna. Si tienes el apellido aparte, también puedes indicarlo al revisar las columnas.
• Teléfonos completos, con lada.
• Correos sin espacios.

Límites del archivo: hasta 2 MB y 5,000 filas. Si tu lista es más grande, divídela en dos archivos.

Súbelo en tres pasos

1. En Gestión > Clientes, pulsa el botón Importar.
2. Sube tu archivo (Excel .xlsx o .xls, CSV, TXT o PDF con texto).
3. Revisa las columnas. AgendaMaestra te muestra una vista previa y tú indicas qué columna es el nombre, cuál el teléfono, cuál el correo y cuál las notas. La columna Nombre es obligatoria. Si la primera fila de tu archivo son títulos, deja marcada la casilla "La primera fila son los títulos de las columnas".
4. Listo. Al terminar ves un resumen: cuántos clientes quedaron nuevos, cuántos ya estaban y qué filas no se pudieron importar, con su aviso.

Si un cliente ya existe

Si ya capturaste a alguien a mano y viene también en tu archivo (se detecta por el mismo teléfono o correo), tú decides qué hacer:

• Completar los datos que le falten: se agregan los datos nuevos a la ficha existente.
• Dejarlo como está: no se cambia nada.

Así evitas clientes duplicados.

Paso 5: captura las citas de las próximas semanas

Con tus clientes ya dentro, las citas se capturan rápido:

1. En la pantalla Agenda pulsa + Nueva cita.
2. Busca al cliente por nombre o teléfono; como ya está importado, aparece de inmediato.
3. Elige servicio, persona, fecha y hora. Solo te ofrece horas libres.
4. Guarda.

Empieza por esta semana y la siguiente; después, por orden, hasta donde llegue tu libreta. Si alguna cita es de un tratamiento que se repite cada semana o cada dos semanas, puedes crearla de una vez con la opción de repetir, como se explica en la guía de tratamientos de varias sesiones.

Mientras lo haces, conviene tener tu libreta a la mano un par de semanas, solo para consulta.

Paso 6: prueba y comparte tu link de reservas

Cuando ya tienes servicios, equipo y horarios, tu negocio cuenta con una página de reservas. Haz una reserva de prueba desde tu celular para ver lo que verán tus clientes. Después compártela: en tu perfil de Instagram y Facebook, en tu perfil de negocio de Google y en tu página web. Dónde pegarla y cómo ver de dónde llegó cada cita está en la guía de link de reservas en redes y en Google.

Cómo conservar un respaldo de tus datos

Tus datos son tuyos. En Gestión > Clientes puedes exportar la lista a Excel (.xlsx o .xls), CSV, TXT o PDF cuando quieras, y las citas también se pueden exportar. Te sirve como respaldo o para revisar algo en una hoja.

Errores comunes al pasarse

• Subir un archivo sin revisar las columnas. Mira la vista previa antes de confirmar, para que el teléfono no quede como nombre.
• Teléfonos incompletos. Sin lada no podrás abrir WhatsApp con un toque desde los recordatorios.
• Tirar la libreta el primer día. Guárdala unas semanas como respaldo.
• Capturar de golpe todo el año. Empieza por las próximas dos semanas; el resto se va agregando.
• Avisar tarde a tus clientes. Una vez lista tu página de reservas, cuéntales por tus canales de siempre que ya pueden apartar su cita en línea.

Lista rápida

• Cuenta creada.
• Servicios con duración, precio y preparación.
• Equipo con horarios.
• Archivo de clientes limpio e importado.
• Citas de las próximas dos semanas capturadas.
• Reserva de prueba hecha desde el celular.
• Link compartido en tus redes y con tus clientes.

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